當前位置:首頁 > 會議文書 > 會議方案

      會議接待方案

      時間:2024-03-12 01:26:03 會議方案

      會議接待方案

        為了確保事情或工作能無誤進行,時常需要預先制定一份周密的方案,方案是在案前得出的方法計劃。方案的格式和要求是什么樣的呢?下面是云范文為大家整理的會議接待方案,僅供參考,歡迎大家閱讀。

      會議接待方案

      會議接待方案1

        一、接待時光:20xx年X月X日—X月X日

        二、接待地點:

        接送機地點:西寧機場

        下榻酒店:XX大酒店(XXX,XXX,XXX等)

        會議地點:XXX(XXX會議廳,XXX會議廳,XXX會議廳等)

        三、接待對象:

        嘉賓等一行人及其陪同人員

        四、接待負責人員:

        總負責:接待辦

        跨部門接待小組:相干領導,秘書組,行政組,宣傳組,保衛組

        五、接待前期準備工:

        1.制發邀請函,邀請嘉賓,協調時光

        2.食宿安排,提前預定

        3.迎接車輛安排

        4.迎賓(嘉賓到達前20分鐘,相關人員需做好迎賓工)

        5.相關接待人員,負責相關接待工

        六、機場接待

        1.機場一層到達廳內設接待處人員,根據來客乘坐的航班到達狀況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌,在一層到達電梯口等候,接到嘉賓后負責指導至接待處(簽到臺桌子規格1.8x0.5x0.75)。接待組由此將客人集中帶出搭車。

        2.在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌(80x180cm以下易拉寶)。

        3.由服務科按照按正常要客接待程序接待。

        4.對于重要領導等特殊客人,由團省委提出要求,機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證,安排相關人員協助在廊橋出口處迎接。

        硬件附注:易拉寶2個(其中1個2米),接待處牌子和桌子,筆若干支,迎賓牌,授帶10條。

        七、酒店入住

        1.確定嘉賓入住時光,通知酒店接待人員提前做好相干籌辦,確定房間住宿安排。

        2.嘉賓到達酒店,大廳接待組全員在酒店大廳恭候,攝像記錄組安排攝像拍照。

        3.進入酒店后,由接待人員的引領下入住提前安排好的'房間。

        4.如飯后休息需要安排人員將嘉賓率領回房間。餐后安排客房服務人員帶入房間休息,并問詢是否需要叫醒服務。

        八、用餐(早餐、中餐、晚餐)

        1.由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。

        2.餐后安排客房服務人員帶入房間休息,并問詢是否需要叫醒服務。

        九、會議前的籌備工

        1.拔取集會廳。根據集會參加人員的人數確定集會廳規模。

        2.會場布置。根據集會資料,在場內吊掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝口號。可在會場內擺放適當的簡單盆景、盆花;為使會場更加莊嚴,主席臺上可吊掛國旗、黨旗或吊掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料,擦洗干凈,擺放美觀、統一

        3.會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工。

        4.會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

        十、會議接待

        1.歡迎詞(電子屏幕)提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導”

        2.會場整理及布置

        1)提前30分鐘清潔并布置會場,持續會場整齊有序,空氣清新

        2)擺放會場物品,桌面上如需擺放水果、飲料,擦洗干凈,擺放美觀、統一,香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發,調試投影儀,音響等設備,放映相關資料。

        3.聯系陪同人員,講解員。根據客戶考察目的及需要,確定陪同人員并及時告知其準備事宜,以便順利溝通:會談開始前1小時,再次提醒相關人員

        4.領導嘉賓到達集會廳,由禮儀引入會場就坐。

        11、座談

        1.企業宣講(集團,產業宣傳片,企業介紹PPT)

        2.技術交流(技術人員PPT講解,互動)

        3.會場服務(每20-30分鐘添加茶水或視狀況而定)

        4.拍照(依重要程度,進行拍照留檔)

        5.攝像(依重要水平,進行攝像留檔)

        十二、會后服務準備

        做好會后服務的準備。提前將場地、椅子等布置好,攝影師做好攝影準備。會后用車在會議結束前妥善安排。

        十三、會后服務

        集會結束,攝影師做完攝影工后,由接待人員負責將領導嘉賓送回入住酒店。

      會議接待方案2

        為了做好第二屆中國餐飲業博覽會會務接待工,組委會辦公室委托西安市成立餐博會會務接待組,并制定了第二屆中國餐飲業博覽會接待工實施方案,具體如下:

        一、接待時光

        20xx年10月17日至21日午前。

        10月17日全天報到。

        二、住宿安排

        組委會負責接待由各省、自治區、直轄市和計劃單列市統一組團參會的代表。請各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團單位在8月25日前將參會人數、入住賓館等級及要求報會務接待組(餐博會代表團擬入住賓館回執表附后),并將定金(500元/人)于8月31日前匯入餐博會會務組賬戶。

        三、用餐安排

        10月17日至20日的用餐由會務接待組統一安排。用餐安排在入住賓館,形式為自助餐或地方風味餐飲,代表憑餐券在規定時光用餐。有特殊用餐要求的代表,請各地代表團聯絡員及時與住店會務接待小組聯系。

        四、交通安排

        10月17日集會報到當天,接待組在西安咸陽國際機場、西安火車站設接待點,各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團的代表請提前以傳真形式將航班、車次及抵達西安的時光報接待組。

        餐博會期間,代表參加活動的`市內區間交通用車由接待組統一安排。

        10月21日會務接待組為代表安排送站,需提前離西安的代表請及時與住店會務接待小組聯系。會后需自行參觀考察的代表,會務接待小組可代為聯系酒店和旅行社,費用自理。

        五、收費尺度

        一)會務費:每位代表會務費600元,會務費包括餐博會資料費、區間交通費、參觀交流場館門票、仿唐入城式和盛唐迎賓宴暨餐廚文藝扮演費、大唐芙蓉園門票、閉幕式晚宴費、紀念品等。團體報名超過50人的以及要求參加局部舉動的代表可與會務接待組具體協商。

        二)食宿費:根據所住的不一樣賓館設A類:1500元/人,B類:1200元/人兩個等級標準。對于住宿、用餐有其他要求的代表團,也請在8月25日前與接待組聯系。

        三)減免事項:各省、自治區、直轄市和計劃單位列市代表團團長免收食宿費、會務費;各地組團參會人數超過20人的,免收聯絡員(1名)的食宿費和會務費。

        六、其他

        因代表離西安返程日期相對集中,理解統一安排食宿的代表需預定返程機(車)票的,請提前與會務接待組或入住賓館會務接待小組聯系。

        七、聯系辦法

        餐博會組委會辦公室會務接待組: 聯系人:XXX

        傳真:029-xxx

        繳費賬號:xxx

        開戶銀行:XXX

        開戶名稱:第二屆中國餐飲業博覽會會務組

      會議接待方案3

        為確保各項會議接待工作的順利進行,特制定會議方案如下:

        一、會議主題:

        待定

        二、會議時間:

        20xx年xx月xx日至20xx年xx月xx日

        三、會議地點:

        xxx酒店。

        四、環境布置

        (一)會場外區域布置

        酒店外圍環境:燈桿棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。

        (二)會場內主要區域布置

        1、機場、火車站相關內容橫幅、接機牌及鮮花。

        2、下榻酒店(酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳)布置主題噴繪、水牌、導示牌、桌簽、插花及橫幅。

        五、會議內容

        第一板塊會議

        (一)會議時間:20xx年xx月xx日、x日、x日

        (二)會議地點:待定(200人會議廳)

        (三)會議內容:待定

        (四)會議布置:1)課桌擺放:圍桌式或者課桌式擺放

        2)會議鮮花:講臺花、胸花、桌花

        3)會議用品:白紙、簽字筆、茶杯、紙巾

        4)會場氛圍:水牌制作、背景噴繪畫面(x日、x日)無線麥若干、背景音樂、X展架

        (五)會后合影:時間:在會議結束前,告知大家不要急于離場,按序下樓,在指定地點合影留念。

        地點:凱賓斯基酒店外的階梯上(階梯取代椅子)

        可以給領導安排座椅,座椅上有貼領導的名字,可以對號入座。

        第二板塊晚宴

        (一)晚宴時間:20xx年xx月xx日晚(具體時間待定)

        (二)晚宴地點:餐廳待定

        (三)晚宴方式:圍桌形式或者自助餐形式

        (四)晚宴布置:室外:空飄(8個)(空飄內容:)、懸掛彩旗、燈籠若干、大型噴繪展板(酒店外及圓形大廳內)。

        室內:舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。

        餐桌布置:餐桌桌花、臺簽(晚宴安排內容介紹)

        第三板塊會議接待

        (一)工作內容

        1、會議流程策劃;

        2、編撰、印刷會議接待手冊;

        3、機場、火車站等埠提供窗口接送機服務;

        4、會議前期報名的接待、物品分發等;

        6、協助酒店住宿、餐食服務等工作;

        7、提供會議期間車輛的調配、服務工作;

        8、提供機(車)票的訂購服務工作;

        9、提供專業接待人員服務工作;

        10、根據需要,提供其他公務活動服務工作;

        11、提供物流、土特產品代購等其他服務工作;

        (二)組織機構及職責

        1、綜合協調組工作職責:

        (1)負責總體接待方案的制定等文件編制工作;

        (2)負責與會代表團信息收集、整理等對外聯系工作;

        (3)負責與組委會內部的全面對接工作;

        (4)負責落實省市、組委會領導的接機(車)安排;

        (5)負責組織、牽頭一切有關接待工作的參與人員溝通、協調工作;

        (6)負責接待服務手冊的編制工作;2、接待服務組

        工作職責:

        (1)負責嘉賓的接機工作,配有專業的大唐禮賓隊員手捧鮮花接機。

        (2)負責對外具體聯系落實與會代表的初步行程、人數、往返時間、與會具體意向;

        (3)負責為與會代表提供接待服務人員、住宿、餐飲、交通、內部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務;

        (4)根據嘉賓的實際情況,具體提供接送機、車站安排;酒店房間安排;參加會議活動的詳盡日程安排;嘉賓的其他公務活動和三餐的具體安排;會議期間車輛的調配、機(車)票的`訂購;接待服務人員的組織領導;

        (5)負責協助嘉賓入住酒店之前的登記。(在接到嘉賓后,將事先準備好的房間鑰匙登記名稱后,交給入住嘉賓,并送嘉賓進入房間,房間內布置鮮花、茶歇、會議流程等)

        (6)負責會同綜合協調組完成接待服務手冊的編制工作;

        3、服務保障組

        工作職責:

        (1)負責接待服務組的有關活動安排,如:會議現場拍照、會前投影儀調試、檢查對方資料(PPT)是否統一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排。

        (2)負責本組工作人員的一切后勤保障工作。

        第四板塊會后考察

        一、會后考察:

        1、如果會議結束后,該會組委會有安排會議考察,請提前確認人數和線路。我們會將出發時間、乘車地點及線路安排發放到每位嘉賓手里。

        2、如果會后考察屬于自愿報名,酒店大廳將設有會后考察線路報名咨詢點。(費用自理)

        二、當地游覽服務(20人或以上/車)(淡季報價)

        1、東線一日游:兵馬俑,華清池,城墻,午餐價格:298/人;2、西線一日游:乾陵,永泰,法門寺文化景區午餐價格:380/人;3、市內一日游:城墻,碑林,大雁塔,午餐價格:210/人;以上報價包含門票、車費、導游服務費及30元標準中餐一次4、東線二日游:兵馬俑,華清池,華山,3正1早,華山3星級住宿,纜車上下價格:780/人5、北線二日游:黃帝陵,壺口瀑布,延安寶塔山,紀念館,棗園,楊家嶺,3正1早,延安三星級賓館住宿價格:958人

        以上報價包含門票、車費、導游服務費及三星級酒店住宿一晚30元標準正餐三次,20元標準早餐一次。

        二、其他服務:

        如果您還有其他服務需要幫忙,我們將為您提供更好的服務。1、專業禮儀接待:按照規格提供專業禮儀或者大唐禮賓衛隊員。2、可提供代訂餐飲3、訂票服務:將提前收集各位參會嘉賓的返程信息,做以記錄后,將機票定好后,通知各位訂票嘉賓,告知可持身份證直接隨送機人員前往機場。接送機收費標準。

        備注:會根據客戶航班到達時間進行統籌接機安排

      會議接待方案4

        為了安排好xx公司的代表來上海與本公司洽談合資設廠事項的工作和各事項,順利進行談判工作,特制定以下接待方案:

        一、接待時間:20xx年10月27—29日

        二、接待地點

        接機地點:xx

        接待酒店:xx

        地址:xx

        參觀地點:xx

        三、接待對象:xx公司談判代表以及陪同人員

        四、接待負責人員

        總負責:Xx(負責整個行程的指揮和協調工作)

        接待組:Xx(翻譯人員,禮儀小姐,解說員,接待員)

        秘書組:Xx(負責接待和談判會議的相關文件起草文件資料)

        后勤組:Xx(負責行程和會議談判的`酒店安排,會場布置和保安等相關工作)談判組:Xx(主談,決策人,銷售顧問,法律顧問,技術顧問,公關經理)合計人員:24人

        五、接待前期準備工作

        1.來回機票預定

        2.食宿安排

        3.迎接車輛安排

        4.會場接待

        5.會場整理及布置

        六、后期工作

        1.談判會議資料整理

        2.經費報銷

        3.總結及信息反饋

        七、經費預算雙程飛機票(22000)+酒店住宿費(10000)+餐費(8000)+租車費用(650)+觀光費用(2500)+會議雜務費(1000)+后備費用(5000)總計:63150元(人民幣)

        八、注意事項

        1、接待外賓的禮儀注意事項2、應急方案的準備3、控制經費預算4、做好整個行程以及談判會議的記錄工作。

      會議接待方案5

        一、全程服務項目

        1、展會策劃:各類展覽會、交易會、博覽會的策劃、組織及運作。

        2、承辦各型企事業機構的專題會議、年會、禮儀、開業慶典、酒會、展示會等。

        3、承辦在華的國際會議,包括行業、專業或專家會議等。

        4、組織出國參加各類會議、預約會見、參觀、訪問等活動。

        5、承辦各公司(廠礦)業務洽談會、訂貨會、新產品推廣會、集團公司董事會、獎評會、客戶聯誼會等。

        6、承辦各種類型商務考察會議。

        7、培訓類會議計劃實施。

        8、承辦按照客戶自訂策劃方案舉辦的會議活動。

        二、單項服務項目

        1、會務服務:協助主辦單位選擇會議場所,為代表提供禮儀、公關、文秘服務,會議協調管理工作。

        2、展覽展示:展臺搭建、會場布置、展具租賃、視頻音響設備租賃等。

        3、會議接待:為參會代表提供接送站服務、會議代表簽到服務。

        4、酒店預定:以優惠價格提供國內酒店預定服務,代訂各地優惠客房。

        5、用餐安排:以特惠價格安排特色的餐飲服務,優價代購當地土特產。

        6、票務服務:為參會代表提供各地返乘飛機票、火車票、船票預訂服務;會務展品的托運代辦,會議代表考察旅游結束地的'善后服務。

        7、娛樂安排:為代表安排富有當地特色的娛樂、活動項目。

        8、會后參觀、訪問、旅游、考察等后勤服務。