當前位置:首頁 > 會議文書 > 會議方案

      會議接待方案

      時間:2024-07-10 19:02:37 會議方案

      會議接待方案經典【2篇】

        為確保事情或工作高質量高水平開展,通常會被要求事先制定方案,方案是計劃中內容最為復雜的一種。那么方案應該怎么制定才合適呢?下面是云范文為大家整理的會議接待方案,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。

      會議接待方案經典【2篇】

      會議接待方案1

        為成功圓滿接待“xxx”,按照貴公司的要求,河南康輝國際旅行社特擬定以下方案,請指正、修改。

        原則:河南康輝國際旅行社本著“熱情、周到、安全、衛生、快捷”的宗旨確保圓滿完成任務。

        一、接待前準備:

        1、熟悉接待計劃日程安排,所接待客人名單、抵達時間及交通工具(火車飛機),落實接站車輛車次,接站人員。

        2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項,做好住宿和餐飲安排工作。

        3、提前按要求做好旅游及行程計劃、安排好旅游車輛,駕駛人員,導游人員,旅游景點,旅游途中就餐點。

        二、接站:

        根據客人具體抵達時間,提前半小時抵達(火車站機場)。舉牌接到客人后安全、迅速的將客人及行李安全送達指定的酒店。為客人辦理好入住手續,并讓客人及時了解到酒店的'基本情景和注意事項。

        三、旅游及行程的安排:

        1、導游要求:

        知識豐富,技能技巧熟練,語言生動,具有較高的導游業務知識和講解、服務水平、實踐經驗豐富。

        2、車輛要求:

        安排專業旅游車隊的空調旅游車,車況好、干凈,設備齊全。安排多年駕駛經驗專業的司機,確保客人安全。

        四、旅游保險:

        確保此次旅游活動的安全順利,我社可代辦每位旅游投保10萬元旅游人身意外傷害險。

        五、會議日程安排:

        提前得知每個客人的航班號航班時間安排接機時間,人員接機,帶領客人上車,司機送客人抵達酒店休息。

        A:在大堂內擺放接待臺及歡迎條幅

        B:在大堂接待桌上擺放貴公司簽到牌、賜名片、并安排3名專業人員在接待臺協助會務組,為客人簽到辦理登記,并為VIP客戶供給優質服務入住手續。在客人到達酒店時,引導客人前往簽到臺辦理入住等。

        C:代定客人往返大交通

        D:舉行主題晚宴(根據客戶要求);若有演出,請客戶提出有關演出的主題語言類,歌曲類,小品類,戲劇類等。

        E:協助主辦單位安排參會事議

        19:00-21:00晚上舉辦宴會廳歡迎宴會

        xx月xx日:參加會議。

        本酒店參會:上午:8:00-10:00上半場10:00-10:30茶歇

        10:30-12:00下半場12:00-13:00中餐

        午時:14:00-16:00上半場16:00-16:30茶歇

        16:30-18:00下半場19:00-21:00晚宴

        xx月xx日:(根據實際情景安排時間)

      會議接待方案2

        一、接待時間:

        20xx年X月X日—X月X日

        二、接待地點

        接送機地點:西寧機場

        下榻酒店:XX大酒店(銀龍大酒店,神旺大酒店,青海賓館等)

        會議地點:XX大酒店會議廳(銀龍大酒店會議廳,神旺大酒店會議廳,青海賓館會議廳等)

        三、接待對象:

        嘉賓等一行人及其陪同人員

        四、接待負責人員:總負責:接待辦

        跨部門接待小組:相關領導,秘書組,行政組,宣傳組,保衛組

        五、接待前期準備工作

        1.制發邀請函,邀請嘉賓,協調時間

        2.食宿安排,提前預定

        3.迎接車輛安排

        4.迎賓(嘉賓到達前20分鐘,相關人員需做好迎賓工作)5.相關接待人員,負責相關接待工作

        六、機場接待

        1.機場一層到達廳內設接待處人員,根據來客乘坐的航班到達情景持“熱烈歡迎XX貴賓”牌,在一層到達電梯口等候,接到嘉賓后負責引導至接待處(簽到臺桌子規格1.8×0.5×0.75)。接待組由此將客人集中帶出乘車。

        2.在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌(80×180cm以下易拉寶)。

        3.由服務科按照按正常要客接待程序接待。

        4.對于重要領導等特殊客人,由團省委提出要求,機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證,安排相關人員協助在廊橋出口處迎接。

        硬件附注:易拉寶2個(其中1個2米),接待處牌子和桌子,筆若干支,迎賓牌,授帶10條

        七、酒店入住

        1.確定嘉賓入住時間,通知酒店接待人員提前做好相關準備,確定房間住宿安排。

        2.嘉賓到達酒店,大廳接待組全員在酒店大廳恭候,攝像記錄組安排攝像拍照。

        3.進入酒店后,由接待人員的引領下入住提前安排好的房間。

        4.如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領回房間。餐后安排客房服務人員帶入房間休息,并問詢是否需要叫醒服務。

        八、用餐(早餐、中餐、晚餐)

        1.由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。

        2.餐后安排客房服務人員帶入房間休息,并問詢是否需要叫醒服務。

        九、會議前的籌備工作

        1.選擇會議廳。根據會議參加人員的人數確定會議廳規模。

        2.會場布置。根據會議資料,在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的'簡便盆景、盆花;為使會場更加莊嚴,主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料,擦洗干凈,擺放美觀、統一

        3.會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。

        4.會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

        十、會議接待

        1.歡迎詞(電子屏幕)提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導”

        2.會場整理及布置

        1)提前30分鐘清潔并布置會場,堅持會場整齊有序,空氣清新

        2)擺放會場物品,桌面上如需擺放水果、飲料,擦洗干凈,擺放美觀、統一,香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發,調試投影儀,音響等設備,放映相關資料。

        3)聯系陪同人員,講解員。根據客戶考察目的及需要,確定陪同人員并及時告知其準備事宜,以便順利溝通:會談開始前1小時,再次提醒相關人員

        4)領導嘉賓到達會議廳,由禮儀引入會場就座。

        十一、座談

        1.企業宣講(集團,產業宣傳片,企業介紹PPT)

        2.技術交流(技術人員PPT講解,互動)

        3.會場服務(每20-30分鐘添加茶水或視情景而定)

        4.拍照(依重要程度,進行拍照留檔)

        5.攝像(依重要程度,進行攝像留檔)

        十二、會后服務準備

        做好會后服務的準備。提前將場地、椅子等布置好,攝影師做好攝影準備。會后用車在會議結束前妥善安排。

        十三、會后服務

        會議結束,攝影師做完攝影工作后,由接待人員負責將領導嘉賓送回入住酒店