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      商務會議接待方案

      時間:2024-07-10 19:10:29 會議方案

      商務會議接待方案

        接待前準備:

      商務會議接待方案

        1、熟悉接待計劃日程安排,所接待客人名單、抵達時間及交通工具(火車/飛機),落實接站車輛車次,接站人員。

        2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項,做好住宿和餐飲安排工作。

        3、提前按要求做好旅游及行程計劃、安排好旅游車輛,駕駛人員,導游人員,

        旅游景點,旅游途中就餐點。

        一、會議概況:

        (一)會議時間:2xx-1-1至2xx-1-12

        (二)會議地點:柳州飯店

        地址:柳州飯店

        電話:xxxxxxxxxx

        聯系人:賈xx

        (三)參加會議人員:總公司代表 分公司各部門負責人,

        二、活動日程(見日程安排表)

        三、工作分工

        成立會議籌備領導小組

        組 長:賈xx

        副組長:許xx

        領導小組下設辦公室,負責人xxx,具體負責整個會議期間的'各項工作。

        成員單位:分公司人事部 公關部

        辦公室下設材料組、會務組。

        (一)材料組

        負責人:韋xx

        成 員:秘書處有關人員

        職 責:

        1.領導講話、主持稿、論文集

        2.代表報到、登記,制定花名冊、通訊錄

        3.會議須知、日程表

        4.代表、工作人員住宿、餐飲分配表

        5.制做文件袋、配記事本、筆、相冊

        6.材料裝袋、印制代表證、工作人員證、桌簽

        7.乘車編號及分配代表、工作人員乘坐車輛

        (二)會務組

        負責人:歐xx

        成 員:總務處有關人員

        職 責:具體負責請領導參加開幕式、聯系開、閉幕式會議室、會議接站、

        食宿、宴請、各項活動統籌安排、紀念品的購買發放、后勤保障及各項協調工作。

        1.車輛

        負責人:許xx

        (1)會議抽調公關部秘書處轎車3臺主要用于迎接代表團。行政處2臺轎車主要用于會務。

        (2)各單位抽調的車輛要做到整潔干凈、無故障、無灰塵。

        (3)車輛市內用油由各出車單位自行解決。

        (4)聯系各代表團鐵路定票,為代表自帶車輛加油及送站工作。

        2.接站

        負責人:王xx

        1月1日,各代表團報到當天,對坐車來的代表,派車在高速公路出口處迎接;對乘火車來的代表,派車到車站迎接(由責任單位自制接站牌)。

        具體分工:負責人自行安排

        3.紀念品

        負責人:賈xx

        (1)準備給白紀念品1份,以表感謝。

        4.住宿

        負責人:賈xx

        (1)住宿。會議代表統一住柳州飯店。總代表安排單獨住一標準間,其它代表2個人住一標準間,各代表房間內擺放水果、香煙和主要地方報紙。

        (2)宴請。1日各代表團報到后,在飯店舉行歡迎晚宴,擬請×座陪(擺牌)。

        (3)要求。會議用餐依簽牌固定餐位,一樓正廳懸掛歡迎橫幅;會議室掛會標,擺放鮮花,代表座簽等,要體現隆重、端莊、整潔。

        5.參觀、娛樂活動

        (1)游覽。

        責任人:麥xx

        負責游覽期間住宿、用餐、游玩等活動。

        要求:游覽長負責培訓3男3女既6名隨車導游(擬從秘書部內挑選)。

        (2)8月11日晚,舉辦聯歡晚會。

        責任人:韋xx

        負責聯系晚會場所、邀請樂隊、主持人、在局內挑選5名歌手,制定由各代

        表團參與的演出計劃。

        6.宣傳報道

        責任人:麥xx

        (1)負責會議攝、錄像工作。

        (2)派攝影、錄像記者各1人,全程跟蹤服務(迎接、會議、游覽)。

        (3)將代表的照片裝入相冊,錄像刻制光盤,在代表返程前交到代表手中。

        7.醫療保障

        責任人:歐xx

        門診部派1名醫生全程保障。備有關藥品和緊急醫療器械。

        會活動日程安排

        表格略